Trong thời đại công nghệ phát triển hiện nay, số hoá hệ thống là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để có thể tiếp tục phát triển bền vững và có khả năng cạnh tranh cao hơn so với đối thủ. Vậy, số hoá hệ thống trong doanh nghiệp là gì? Chúng sẽ tạo ra những thay đổi nào cho doanh nghiệp? Hãy cùng Viettel IDC giải đáp tất cả các câu hỏi này một cách chi tiết thông qua bài viết bên dưới nhé!
Lợi ích của số hóa hệ thống trong doanh nghiệp
Số hoá hệ thống là gì?
Trước hết, chúng ta sẽ cùng làm rõ khái niệm số hoá hệ thống là gì nhé! Bạn có thể hiểu đơn giản, đây là một phương pháp tối ưu hóa doanh nghiệp bằng cách lưu trữ các thông tin dữ liệu trên các định dạng khác nhau trên máy tính hoặc trên những công nghệ hiện đại như điện toán đám mây. Các chuyển đổi quan trọng trong số hoá hệ thống là quản lý giấy tờ, hồ sơ hoặc thậm chí bao gồm cả công tác điều hành.
Nhìn chung, số hoá hệ thống trong doanh nghiệp được phân chia thành 2 loại chính mà bạn cần biết:
Số hóa thông tin dữ liệu
Có thể nhiều người đã khá quen thuộc với hình thức này, số hóa thông tin dữ liệu còn được hay gọi với tên khác là số hóa tài liệu. Với phương pháp này, tất cả các thông tin tài liệu của doanh nghiệp từ việc lưu trữ trên giấy hoặc các vật chất thực tế khác sẽ được chuyển sang lưu trữ dưới định dạng kỹ thuật trên máy tính. Việc lưu trữ thông tin dưới dạng kỹ thuật số này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp.
Số hóa quy trình hoạt động
Đây là hình thức thứ hai của số hoá hệ thống, giúp cải thiện tổng thể quy trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Ở phương pháp này, doanh nghiệp sẽ áp dụng các công nghệ hiện đại hoặc những công cụ tiên tiến, thậm chí là trí tuệ nhân tọa để có thể giúp công việc của doanh nghiệp được hoàn thành một cách tối ưu, hiệu quả và nhanh chóng hơn. Tự động hóa doanh nghiệp là một trong những hình thức của phương pháp này.
Nhìn chung, số hóa quy trình sẽ tăng năng suất cho từng nhân viên, từ đó tăng hiệu suất tổng thể cho toàn bộ doanh nghiệp. Chúng còn giúp rút ngắn thời gian ra quyết định của nhà quản lý, nhờ vào hệ thống báo cáo quy trình hoạt động trực quan, chính xác.
Lợi ích của số hoá hệ thống trong doanh nghiệp
Sau khi đã hiểu rõ về khái niệm số hoá hệ thống là gì, chúng ta hãy cùng xem qua lợi ích của công nghệ này nhé! Tại sao có thể nói số hoá hệ thống giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh? Đó là nhờ vào những giá trị sau của chúng:
Tăng năng suất cho doanh nghiệp
Số hóa hệ thống giúp tăng năng suất cho doanh nghiệp
Như đã trình bày, khi triển khai số hoá hệ thống trong doanh nghiệp, năng suất làm việc của các nhân viên sẽ được đề cao một cách đáng kể. So với khi làm việc với giấy tờ, việc tìm kiếm thông tin mình cần sẽ rất khó khăn và tốn thời gian, thì khi doanh nghiệp triển khai số hóa tài liệu, nhân viên sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong công đoạn này. Từ đó, hiệu suất làm việc sẽ tăng lên nhanh chóng.
Đảm bảo tính bảo mật cho thông tin
Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có một phương pháp riêng để bảo mật các thông tin dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều cần bảo mật thông tin dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu của khách hàng hoặc nhân viên.
Nhờ việc triển khai số hoá hệ thống, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều biện pháp để tăng độ bảo mật cho thông tin. Một số phương pháp được nhiều người sử dụng là phân quyền xem, chỉnh sửa tài liệu hợp lý cho nhân viên. Bạn cũng có thể đặt mật khẩu, cài thêm nhiều lớp bảo mật cho các dữ liệu quan trọng.
Đảm bảo thân thiện môi trường
Khi doanh nghiệp lưu trữ thông tin trên giấy theo phương pháp truyền thống, điều này khiến doanh nghiệp có thể thải ra hàng triệu tấn giấy vụn mỗi năm, số lượng này còn có thể tăng cao hơn nữa nếu doanh nghiệp có quy mô lớn.
Khi triển khai số hoá hệ thống, lượng thông tin lưu trữ trên giấy sẽ giảm đi đáng kể (hoặc hoàn toàn biến mất), giúp hạn chế lượng giấy rác thải không cần thiết. Đây cũng là một hoạt động giúp thể hiện ý thức bảo vệ môi trường của các doanh nghiệp.
Tổng kết
Nếu doanh nghiệp không bắt kịp với thời đại số và triển khai số hoá hệ thống, doanh nghiệp có thể bị các đối thủ vượt mặt. Trong tương lai, xu hướng này sẽ càng ngày càng phổ biến. Nếu bạn đang muốn triển khai số hoá hệ thống nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy liên lạc Viettel IDC nhé! Chúng tôi có cung cấp dịch vụ tự động hóa toàn diện cho doanh nghiệp Viettel Cyber Work, với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và hệ thống cơ sở hạ tầng đạt chuẩn nhất hiện nay.
